PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Objetivo: Desarrollar de forma efectiva al interior de Absolute Company SAS, el procedimiento para la gestión y protección de datos personales, garantizando el adecuado tratamiento (recolección, almacenamiento, uso y disposición final) de los datos personales de los Grupos de Interés, acorde a lo dispuesto en la legislación vigente.

Alcance: Esta política es aplicable a toda información determinada como dato personal que estén bajo la responsabilidad de tratamiento de Absolute Company SAS. Todos los trabajadores, contratistas, proveedores de servicios o demás grupos de interés (empresa o entidad externa), que por su labor recolectan, almacenan, usan, circulan o supriman datos e información, deberán conocer y dar cumplimiento al presente documento.

Definiciones:

Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
Bases de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato personal público: toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
Dato Sensible: corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento
Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios

Para lograr los objetivos del presente documento se deben tener en cuenta los siguientes principios rectores consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

a. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley N° 1582 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, lo cual debe ser informada al titular.

c. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

g. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

Tratamiento y finalidades al cual serán sometidos los datos:

En materia de tratamiento de datos, Absolute Company SAS es el responsable de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012, con las siguientes finalidades:

a. Permitir el desarrollo del objeto de la empresa, en los términos del Decreto 1427 de 2017 y las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen.

b. Desarrollar los estudios previos y procesos de selección para la contratación oficial en Absolute Company SAS destinada a garantizar el funcionamiento de la empresa y la ejecución de sus servicios.

c. Realizar la selección, contratación y/o vinculación de trabajadores directos y contratistas de prestación de servicios de la empresa.

d. Formular, ejecutar y evaluar los programas de Seguridad y Salud en el Trabajo y plan de atención a emergencias de la empresa.

e. Mantener actualizada la historia laboral y registros de nómina de los trabajadores de la empresa. f. Gestionar trámites, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.

g. Realizar análisis de seguridad para garantizar la protección de las personas y los bienes materiales que se encuentren en las instalaciones de Absolute Company SAS.

h. Realizar monitoreo a través de sistemas de video vigilancia para mitigar riesgos de seguridad física y del entorno en el perímetro e instalaciones de los inmuebles de Absolute Company SAS.

i. Conservar evidencia de los eventos realizados, reuniones internas y externas.

j. Atender requerimientos de información de entes de control tanto internos como externos.

k. Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los clientes a través de encuestas y formularios.

l. Registrar la información de datos personales en las bases de datos Absolute Company SAS.

Así mismo, Absolute Company SAS suministrará los datos personales a las autoridades judiciales para los fines que en derecho corresponda y podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

Enviar información y avisos relacionados con los servicios que ofrece Absolute Company SAS.
Envío de correos electrónicos y/o mensajes de texto informando eventos organizados y demás propósitos misionales Absolute Company SAS.
Gestionar trámites de solicitudes, quejas, reclamos.
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la empresa.
Atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
Remitir mediante correo electrónico, SMS respuestas a solicitudes, invitación o información sobre eventos organizados por la empresa.
Contactar al Titular a través de correo electrónico, SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con eventos, mejora de trámites y/o servicios.

Nota: Absolute Company SAS incluirá en sus contratos con trabajadores, clientes y demás partes interesadas la información del Anexo N° 1 para la autorización del tratamiento de datos.

Almacenamiento de información:

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.

Video vigilancia:

La empresa cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Video vigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control. Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes:

El Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes debe respetar los derechos prevalentes de los mismos y sólo se podrá realizar cuando:

Responda y respete su interés superior, y
Asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Los Responsables y Encargados que utilicen SV que involucren el Tratamiento de imágenes de niños, niñas y/o adolescentes deben observar las siguientes reglas:

Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con la aquiescencia de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Informar a los padres o representantes legales acerca de la finalidad y el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos que les asisten.
Limitar la recolección y demás Tratamiento de las imágenes, de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en consideración a la finalidad previamente informada.
Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores.
Restringir el acceso y la circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley.

Medidas de seguridad:

El Sistema de Vigilancia y la base de datos conformada deben contar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, deterioro, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, mantener la integridad de la información y garantizar los derechos de los Titulares de los datos personales.

Para lo anterior, los Responsables y Encargados del Tratamiento deberán establecer las medidas que consideren efectivas y pertinentes para garantizar la seguridad de la información. Algunas de las medidas a implementar pueden ser: limitar el acceso a la información, cifrar la información y realizar auditorías periódicas a las medidas adoptadas.

Las imágenes grabadas deben ser visualizadas en un área de acceso restringido que garantice la seguridad de las mismas.

Derechos del titular de los datos personales:

Los ciudadanos titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de Absolute Company SAS, les asiste los siguientes derechos, contenidos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se citan a continuación:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley N° 1581 de 2012. Ser informado por Absolute Company SAS o por el encargado del tratamiento respecto al tratamiento de su información, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento de la información se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Deberes del responsable de tratamiento

En virtud de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley N° 1581 de 2012, son deberes de Absolute Company SAS, para el tratamiento de los datos personales las siguientes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley N° 1581 de 2012.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley N° 1581 de 2012.
Adoptar los procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio respecto a revocar la autorización dada para el tratamiento de datos personales o solicitar la supresión del dato cuando en su tratamiento no se hayan respetado los principios y garantías constitucionales y legales, en el momento en que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que Absolute Company SAS ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución o a la Ley N° 1581 de 2012.
Cumplir la Ley, las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento total o parcial de lo establecido en el presente documento, podrá dar lugar a la violación de la Ley y de las normas disciplinarias respectivas, con las consecuencias que se deriven de tales incumplimientos o violaciones.

Área responsable de la atención a peticiones, consultas y reclamos políticas de tratamiento de datos personales:

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de Absolute Company SAS para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

• Oficial principal: Calle 22c # 31-38 Bogotá D.C.

• Teléfono: (57) 3204274367 – (57) 3008392318

• Correo electrónico: victor.ortiz@absolutecompany.co alexander.malagon@absolutecompany.co

Periodo de vigencia de las bases de datos

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en este procedimiento. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos personales serán eliminados de las bases de datos.

Anexo N° 1

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales aquí recolectados serán recolectados, almacenados, procesados, usados, compilados, transmitidos, transferidos, actualizados y dispuestos conforme lo establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de ABSOLUTE COMPANY SAS.

ABSOLUTE COMPANY SAS responsable del tratamiento de los datos personales aquí consignados, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 informa al titular de los datos personales de manera clara y comprensible que tiene derecho a conocer, acceder, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización otorgada, sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de los datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos.

Declaro de manera libre, expresa, inequívoca e informada, que AUTORIZO a la empresa ABSOLUTE COMPANY SAS, para que, en los términos del literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, realice la recolección, almacenamiento, uso y en general, tratamiento de mis datos personales, incluyendo datos sensibles, fotografías, videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley, para que dicho tratamiento se realice con el fin de lograr las finalidades relativas a ejecutar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y, en general, garantizar la seguridad de sus instalaciones.

Acepto la Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales de ABSOLUTE COMPANY SAS, y declaro que la información por mí proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable. Mediante la aceptación del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el Tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante ABSOLUTE COMPANY SAS, como Responsable del Tratamiento.

ALEXANDER MALAGÓN GÓMEZ VICTOR ORTIZ SALAZAR

REPRESENTANTE LEGAL GERENTE COMERCIAL

Control de cambios

Versión	Descripción del cambio	Fecha
01	Creación del documento	15/05/2025